Trong những năm qua, Đông Kinh đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan trọng, mang tầm Quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Nghành của Việt nam. Trong đó, phải kể đến những sự kiện nổi bật như:
- APEC Việt Nam 2006
- Diễn đàn Doanh nghiệp Thủ đô các nước Asian 2007,
- Hội nghị Thanh tra Châu Á Thái Bình Dương 2007
- Hội nghị Bộ trưởng Tài chính các nước ASEAN 2008,
- Hội nghị Tín dụng Châu Á Thái Bình Dương – APRACA 2008
- Hội nghị Phụ nữ Thượng đỉnh Toàn cầu 2008
Đông Kinh không chỉ tư vấn, tổ chức, quản lý và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các hội nghị, hội thảo trên địa bàn Hà Nội mà còn thực hiện ở rất nhiều tỉnh thành từ Bắc đến Nam, đáp ứng các loại hình tổ chức cũng như nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
Với bề dày kinh nghiệm của mình, chúng tôi tự tin khẳng định vị thế của mình trong đội ngũ tiên phong về tổ chức hội nghị, hội thảo tại Việt Nam.
Các bước tiến hành và Dịch vụ mà chúng tôi cung cấp cho việc Tổ chức Hội nghị, hội thảo:
1. Ý tưởng – chủ đề (tên gọi) - đối tượng tham gia tổ chức chương trình hội thảo, hội nghị:
Ý tưởng – chủ đề (tên gọi) - đối tượng là 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau để từ đó người tổ chức hội thảo sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự. Thứ tự của 3 yếu tố này có khi được hoán vị cho nhau nhưng để bắt đầu hình thành một chương trình hội thảo thì người tổ chức sự kiện phải trả lời 3 câu hỏi: Chúng ta tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì? Chủ đề (tên gọi) như thế nào cho phù hợp? Chương trình hội thảo này dành cho ai ?
Với câu hỏi chúng ta tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì? Tức là chúng ta phải hình dung ra loại hình tổ chức, hay thường gọi là phát thảo ý tưởng. Chúng ta có thể hình dung 3 yếu tố trên như 3 đỉnh của 1 tam giác, và để tạo thành 1 tam giác thì không thể thiếu 1 trong 3 đỉnh.
2.Lên kinh phí chương trình
- Số lượng khách mời
- Chi phí ăn nghỉ đi lại
-Chi phí thiết bị phục vụ chương trình hội thảo
- Chi phí phát sinh…
3. Lên Kịch bản chương trình hội thảo– chọn MC
Nhìn chung, khi đã xác định ý tưởng – chủ đề – đối tượng thì công việc tiếp theo của người thực hiện chương trình là Tổ chức sự kiện với 3 công đoạn như sau :
3.1. Chuẩn bị kịch bản: Chương trình hội thảo dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết, gồm những nội dung cơ bản sau:
3.2. Chọn MC: người được chọn làm dẫn chương trình (MC) phải được tham gia ngay từ khâu xây dựng kịch bản, vì như thế MC sẽ được nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiểu được vấn đề muốn nói. MC phải dành thời gian nghiên cứu kỹ kịch bản sự kiện. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình chuẩn bị hết mọi chuyện, MC chỉ là người giới thiệu lại chương trình hội thảo, thì sự kiện sẽ bị sơ cứng, MC không hiểu rõ vấn đề để truyền đạt.
4. Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụchương trình hội thảo
Đây là một phần không kém phần quan trọng đối với bất kỳ một sự kiện, có những chương trình chuẩn bị kịch bản tốt, nhưng chỉ cần sơ xuất về lễ tân sẽ làm giảm đi chất lượng của sự kiện. Đối với các chương trình hội thảo quốc tế, bên cạnh kịch bản nội dung thường kèm theo kịch bản lễ tân riêng. Để hạn chế những ảnh hưởng về lễ tân, người tổ chức sự kiện cần chú ý:
4.1. Thư mời: phải nghiêm túc, lịch sự, đầy đủ thông tin.
4.2. Tiếp khách – đón khách: Chúng ta nên đặt 1 bàn tiếp khách hội nghị ở phía trước bên ngoài nơi diễn ra hoạt động và cử lực lượng hướng dẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này vừa thể hiện lòng tôn trọng với khách mà chúng ta mong muốn họ đến tham dự, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho điểm danh, an ninh trật tự.
4.3. Nước uống hoặc trái cây (nếu có)
Có 2 cách chuẩn bị: để sẵn trên bàn nơi khách ngồi hoặc có khu vực để riêng bánh, trái cây, nước uống ở 1 góc sạch sẽ... để khách tự nhiên dùng. Các công việc này phải hoàn tất trước khi khách bước vào chương trình, người phục vụ phải ăn mặc lịch sự. Tuyệt đối tránh việc khi khách đang ngồi xem chương trình hội thảo tiếp tân mới đem nước ra mời và đi tới lui ngang mặt khách.
Đối với người sẽ phát biểu phải có người tiếp tân chuẩn bị nước, có ly và mở nắp chai nước sẵn (nếu là nước suối…). Tránh việc để nguyên chai nước suối, không mở nắp, dùng ống hút là mất lịch sự.
4.4. Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu: Cán bộ làm tiếp tân cần phải được chuẩn bị kỹ, cần đến địa điểm tổ chức trước để khảo sát địa điểm và cách xuất hiện như thế nào cho hợp lý. Có 3 điểm lưu ý khi làm tiếp tân, đặc biệt là tặng hoa hay quà lưu niệm:
- Ăn mặc lịch sự: nữ áo dài, nam thắt cravat.
- Khuôn mặt phải rạng rỡ, tươi vui, luôn hướng vào người sẽ tặng.
- Không được quay lưng ra khán giả, thậm chí kể cả lúc đi vào.
4.5. Trang trí phục vụ chương trình: cần đảm bảo tính nghiêm túc, đơn giản và ấn tượng. Nghiêm túc ở đây là câu chữ chuẩn xác, huy hiệu hay biểu tượng chính thức, tránh trường hợp phông chữ trang trí lòe loẹt, kiểu cách không cần thiết.
5. Tổ chức chương trình hội thảo
Sau tất cả những công tác sự kiện chuẩn bị chu đáo trên, việc tổ chức thực hiện chương trình chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên cũng có nhiều chương trình do thời gian chuẩn bị gấp, việc điều hành chuẩn bị chương trình thiếu tính khoa học và nhiều lý do khác… nên chương trình hội thảo diễn ra không đúng như mong muốn. Điều chú ý nhất trong khi tổ chức chương trình là:
Phải bố trí người điều phối chương trình hội thảo trong và ngoài sân khấu. Người điều phối sẽ giúp cho người tổ chức chương trình sự kiện liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của chương trình hội thảo, xử lý tất cả những nội dung liên quan để giúp cho MC yên tâm trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình, MC và điều phối chương trình sự kiện là 1, thậm chí kiêm luôn cả ca sĩ phục vụ chương trình là không nên.
6. Sau mỗi chương trình
